VÍDEO DE LA PLANIFICACIÓN, ORGANIZACIÓN Y CONTROL

Este vídeo me pareció muy bonito y muy completo para todo lo conversado anteriormente

DISFRÚTENLO!!

MODULO V Y VI

DIRECCIÓN

La dirección implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales. La relación y el tiempo son fundamentales para las actividades de la dirección. De hecho, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada una de las personas que trabajan con ellos. 

Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan para alcanzar un logro futuro, este surge de los pasos de la planificación y la organización. Los gerentes al establecer el ambiente adecuado ayudan a sus empleados a hacer sus mejores esfuerzos.

Este es el punto central y más importante de la administración, pero quizá en el que existe mayor número de discrepancias, aunque éstas sean accidentales. Así, por ejemplo, unos llaman a este elemento actuación, otra ejecución. Terry define la actuación como "hacer que todos los miembros del grupo se propongan lograr el objetivo, de acuerdo con los planes y la organización, hechos por el jefe administrativo"

IMPORTANCIA

Como se dijo anteriormente la dirección es la parte esencial y central de la administración, a la cual se deben subordinar y ordenar todos los demás elementos.

En efecto, planea, organiza, integra y controla, es sólo para así poder realizar lo que se quiere lograr. De nada sirven técnica complicadas en cualquiera de los otros cinco elementos sino se logra una buena ejecución, la cual depende de manera inmediata, y coincide temporalmente, con una buena dirección, en tanto serán todas las demás técnicas útiles e interesantes en cuanto permitan dirigir y realizar mejor.

Y es que todas las etapas de la mecánica administrativa se ordenan a preparar las de las dinámicas, y de éstas la central es la dirección; por ello puede afirmarse que es la esencia y el corazón de lo administrativo.

ELEMENTOS

MOTIVACIÓN: La motivación es la necesidad o impulso interno de un individuo, que lo mueve hacia la realización de sus labores, consciente de que está obteniendo beneficios personales y al mismo tiempo está contribuyendo al bienestar de su familia, la comunidad, así como al logro de los objetivos de la empresa.

COMUNICACIÓN: Una buena comunicación, es el intercambio de pensamientos, información, hechos, ideas, opiniones o emociones entre dos o más personas, para lograr confianza y entendimiento mutuo y/o buenas relaciones humanas.

En la empresa, la información que se transmite entre los miembros del equipo de trabajo debe ser clara y comprensible para que las actividades se realicen efectivamente.

LIDERAZGO: Liderazgo es la relación en la cual una persona (el líder), influye en otros (los empleados), para trabajar voluntariamente y con buena disposición en las tareas de la empresa, necesarias para alcanzar los objetivos deseados por el líder y/o el grupo. Por lo tanto, el líder debe ser una persona que infunda respeto, seguridad, admiración y deseo de trabajar.

Lineamientos del proceso de dirección

1. Coordinar las actividades  de manera que se desarrollen armónica y  

    eficientemente;

2. Definir claramente las tareas de los empleados;

3. Desarrollar un eficiente proceso de selección de personal;

4. Mantener una comunicación eficaz con los empleados;

5. Fomentar interés, iniciativa y participación en el personal;

6. Mantener la disciplina en el grupo de trabajo;

7. Remunerar equitativamente al personal.

CONTROL

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización sino existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. 

El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

Por ende,  es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la administración de una dependencia o entidad que permite la oportuna detección y corrección de desviaciones, incongruencias en el curso de la formulación, instrumentación, ejecución y evaluación de las acciones, con el propósito de procurar el cumplimiento de la normativa que las rige, y las estrategias, políticas, objetivos, metas y asignación de recursos.

Elementos del control

RELACIÓN CON LO PLANTEADO: Siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación.

MEDICIÓN: Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

DETECTAR DESVIACIONES: Una de las funciones inherentes al control, es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación.

ESTABLECER MEDIDAS CORRECTIVAS: El objeto del control es prever y corregir los errores.

Requisitos de un buen control

CORRECCIÓN DE FALLAS Y ERRORES: El control debe detectar e indicar errores de planeación, organización o dirección.

PREVISIÓN DE FALLAS O ERRORES FUTUROS: el control, al detectar e indicar errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación, organización o dirección.

IMPORTANCIA DEL CONTROL

Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

CREAR MEJOR CALIDAD: Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

ENFRENTAR EL CAMBIO: Este forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios que están afectando los productos y los servicios de sus organizaciones.

PRODUCIR CICLOS MÁS RÁPIDOS: Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

AGREGAR VALOR: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el experto de la administración japonesa Kenichi Ohmae, es agregar valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte, en cambio, que el principal objetivo de una organización debería ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor. Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

FACILITAR LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: La tendencia contemporánea hacia la administración participativa también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su creatividad o participación en el trabajo.

BASES DEL CONTROL

Se podría comenzar definiendo qué es una base. Bastaría traer a nuestra memoria y fijarnos en la clase de geometría cuando nos explicaban que un triángulo está conformado por dos elementos principales: base y altura. Para aquel entonces bastaba fijarnos en la parte inferior de la figura y darnos cuenta que sin aquella base ¿sería acaso posible la estabilidad del triángulo? Asimismo funciona con el control organizacional y sus basamentos, podríamos decir que el control se basa en la consecución de las siguientes actividades:

• Planear y organizar.
• Hacer.
• Evaluar.
• Mejorar.

MODULO IV

Introducción

La creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas sus funciones dentro del  grupo  social. Principalmente como se detallara más adelante la organización nació de la necesidad humana de cooperar.

Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas.

Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras. Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.

ORGANIZACIÓN

Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros sub-sistemas relacionados que cumplen funciones específicas. 

En otras palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para cumplir con sus objetivos.

Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.

Asimismo es fundamental que para que esas organizaciones puedan realizar las tareas que se le han encomendado y para que puedan lograr los fines que se han marcado, Es necesario que cuenten con una red de recursos. Entre ellos deben incluirse los humanos, los tecnológicos, los económicos, los inmuebles, los naturales o los intangibles con el fin de siempre lograr los objetivos o metas planteadas.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN 

Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:

 

1.- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.), la que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.

2.- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.

3.- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.

4.- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementado la productividad.

5.- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y responsabilidades.

naturaleza de la organización

Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. 

Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, psicológicas y sociales.

En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.

Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

Para entender enteramente a lo que la naturaleza de la organización se refiere es necesario definir ciertos aspectos básicos como:

¿QUÉ ES ORGANIZACIÓN? Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento, deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse el medio que permite a una empresa alcanzar determinados objetivos. 

¿QUÉ ES ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL? La estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir sus objetivos con eficacia.

¿QUÉ ES EL DEPARTAMENTO? El departamento es una o varias divisiones de la organización. Departamento es un área bien determinada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

elementos de la estructura organizacional

La estructura organizacional determina la comunicación corporativa, y la jerarquía ejecutiva y de gestión, y crea un plan para un crecimiento eficiente en el futuro.

Los seis elementos de la estructura organizativa se unen para crear el plan de cómo está diseñada tu compañía, y determinar cómo tu personal directivo realiza los cambios en tu organización. De los cuales se definen los siguientes:

GEOGRAFÍA.- Cómo se estructura tu organización puede depender de la cantidad de empresas cercanas que necesitas tener en cuenta en tu planificación. A mayor propagación de una organización, más la autonomía necesitará para que la empresa funcione de manera eficiente. La jerarquía de comunicación también es un reto al crear una estructura organizativa en un área geográfica grande.

Los gerentes que reportan a los ejecutivos de otro lugar deben establecer una línea clara de comunicación con el fin de recibir orientación e instrucción.

NÚMERO DE EMPLEADOS.- Una gran población de empleados puede requerir que haya varias capas de gestión para funcionar de manera eficiente.

A medida que la empresa crece, la estructura de la organización debe ser lo suficientemente elástica como para dar cabida a más empleados y la posible necesidad de una estructura de gestión más amplia.

EVOLUCIÓN DE PRODUCTO.- Una empresa puede empezar con una pequeña línea de productos que cubre una parte general de la industria. A medida que la empresa crece, la necesidad de crear departamentos específicos para el desarrollo y fabricación de los productos puede tener un efecto sobre la estructura organizativa de la empresa.

DISTRIBUCIÓN DE LA AUTORIDAD.- La estructura organizativa de una empresa se ​​ve afectada por si la empresa quiere una gestión centralizada o descentralizada.

La gestión centralizada mantiene todas las decisiones importantes dentro de un grupo de ejecutivos específico, mientras que la gestión descentralizada permite a los administradores de la empresa tener una mayor participación en el proceso de toma de decisiones.

CONTROL.- Una empresa que requiere un producto de mayor calidad tendrá reglas más estrictas y un medio ambiente más reglamentado. Esto se aplicaría a las empresas que fabrican productos de alta tecnología, hechos a mano o productos críticos, tales como equipo médico.

Las empresas que se dedican a la producción en masa de productos no pueden ejercer tanto control sobre la calidad de sus productos y, por lo tanto, pueden crear una estructura organizativa diferente.

MERCADO.- El mercado también influye en la estructuración de una empresa. Por ejemplo, un fabricante puede decidir vender productos a través de mayoristas, así como directamente a los usuarios finales.

Para que este modelo tenga éxito, la estructura organizativa de la empresa tendría que crearse con el fin de mantener estos elementos por separado, incluyendo un equipo de marketing independiente y una fuerza de ventas independiente.

Propósito de la organización

• Permitir la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo más eficientemente y con un mínimo esfuerzo
•  Eliminar duplicidad de trabajo.
• Establecer canales de comunicación.